Relancer les factures impayées

Si on travaille, c’est bien pour ÊTRE PAYÉ ! On ne travaille pas pour la gloire, même si c’est sa passion… on travaille pour être payé et pouvoir vivre de son activité.

Quand on est artisan, entrepreneur, commerçant, les factures IMPAYÉES ont un IMPACT direct sur notre RÉMUNÉRATION ! Les RELANCES des impayés sont un FARDEAU pour tout le monde : Cela prend du TEMPS et en plus, on veut éviter de se fâcher avec nos clients.

Dès le démarrage de votre activité professionnelle, construisez une gestion des relances clients avec sérieux. Voici mes conseils pour mettre en place cette gestion des relances :

  • Trouver le bon timing :
    • Précisez vos conditions de paiement dans votre devis, en cas de dépassement de la date de paiement convenue, vous serez en droit d’envoyer votre 1ère relance.
    • Réagissez rapidement, montrez à votre client que son retard a de l’importance pour vous.
  • Utiliser le bon mode de communication :
    • Le courrier recommandé avec accusé de réception est une valeur sûre : simple et efficace avec un impact important.
    • Relance par email : dans ce cas, je vous conseille de mettre une autre personne en copie pour augmenter l’impact (vous travaillez seul : créez un email dédié du type compta@entreprise.com).
    • Appel téléphonique : dans ce cas, prenez le temps d’écouter votre client pour comprendre le pourquoi de son retard et rester toujours courtois.  

Lettre de relance n°1 :

Cette relance doit signifier à votre client qu’il a du retard dans son paiement, permettre d’en déterminer la raison (oubli, difficultés financières temporaires, désaccord sur le prix), et doit mentionner :

  • Le numéro de la facture ;
  • La date de la facture ;
  • Le montant de la facture ;
  • La date d’échéance de la facture.

Si vous n’obtenez pas de paiement suite à cette première relance, il est légitime de passer à la vitesse supérieure.

Lettre de relance n°2 ou mise en demeure de par courrier recommandé avec accusé de réception:

La 2ème relance précise qu’à défaut de règlement, une procédure de mise en demeure ou une procédure judiciaire peut être engagée. Cette 2ème relance est plus ferme mais sans agressivité. Le client débiteur est informé de l’intention de recourir à des solutions pour recouvrer la créance s’il n’y procède pas de lui-même.

Bien-sûr avant d’envoyer cette 2ème relance, assurez-vous d’avoir essayé de contacter votre client pour lui parler de vive voix. Un contact par téléphone permet de juger de sa bonne foi. Un interlocuteur absent, des messages laissés sans réponse, une secrétaire peu coopérative, la ligne « coupée » : ce sont tout autant d’indices qui peuvent vous alerter sur la situation, et vous décider à engager un recouvrement judiciaire direct, ou non.

Si la 2ème relance de facture impayée échoue

Possibilités courantes :

  • Envoyer une 3ème lettre de relance : rarement utilisée mais face à une situation d’impayé de longue date, elle peut être nécessaire.
  • Envoyer une mise en demeure de payer : elle met un terme aux échanges amiables. Vous avez alors la possibilité de saisir les juges, obtenir une injonction de payer et ainsi demande l’exécution forcée.

Pensez à vérifier que vous n’avez pas dépassé le délai de prescription prévu par la loi pour exiger le recouvrement de votre créance.

  • Le débiteur est un consommateur : vous avez un délai de 2 ans pour saisir les autorités afin de recouvrer la créance.
  • Le débiteur est un professionnel (société commerciale ou commerçant) : le délai est augmenté à 5 ans. 

N’oubliez pas que les lettres relance pour factures impayées n’ont pas la valeur de lettres d’huissiers. Elles sont des courriers de la part d’un créancier vers un débiteur vouées à trouver une solution amiable.

Les démarches après une 3ème lettre de relance

Le temps de la phase amiable est terminé et il temps d’envoyer une mise en demeure au client. Dans ce cas, le fait d’avoir utilisé les envois avec recommandé de relances permet de montrer des preuves tangibles aux juges qui seront très utiles en cas de poursuite de procédure de recouvrement.

Les sanctions qui s’en suivent sont les suivantes :

  • Activation d’intérêts sur le retard.
  • Saisie d’un juge pour engager une procédure d’injonction de payer. Le paiement forcé de la facture est lancé.

🎁 Pour vous aider dans la gestion de vos factures impayées j’ai préparé le « Kit de gestion des factures impayées pour rester zen ! ».

Dedans, je partage avec vous, la procédure que je viens de vous décrire et que j’applique pour relancer les factures impayées de mes clients.
Et, ça ne s’arrête pas là… Je vous offre même un bonus à l’intérieur pour vous simplifier encore plus la tâche : les modèles de lettre de relance pour cette procédure.

J’espère qu’il vous permettra d’appréhender la gestion de vos factures impayées en toute sérénité !!

✳️ Aussi, si vous voulez COMPLÉTEMENT VOUS DÉBARASSER de cette corvée, je vous invite à me DÉLÉGUER la relance de vos factures impayées.
Cela vous offrira plusieurs AVANTAGES :
▪️ Vous dégagez du temps pour vous centrer sur votre cœur de métier
▪️ Gagnez en efficacité grâce à une gestion des relances bien suivie et organisée
▪️ Préservez les relations clients en évitant les éventuels litiges
▪️ Solution souple et ultra-flexible, puisque vous ne payez que lorsque les relances sont nécessaires

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Je m’appelle Corinne, je suis assistante indépendante trilingue (français, anglais, allemand), j’assiste les entrepreneurs en :
Business Support : gestion administrative et commerciale
Social Media : gestion des réseaux sociaux (visuels, contenus, publications)
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